找到事半功倍的工具用於館藏和管理

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2021/09/09

找到事半功倍的工具用於館藏和管理

【編譯:Andy & Judy】

在我們對中小型圖書館所面臨挑戰的持續探討中,到目前為止,我們已經考慮了圖書館如何克服人力編制的局限性。這次,我們將探討大學圖書館使命的另兩個核心因素:館藏和管理。


館藏正在改變

圖書館被定義為小型或中型圖書館,除了其他參數外,更包括其館藏規模和廣度。許多圖書館無法提供與大型圖書館類似的館藏和服務。

但是,許多圖書館的館藏發展觀念正在改變,越來越重視使用權而非所有權。圖書館館藏性質的另一項迅速加速的變化是轉為提供更多數位資源和電子資源。

這些趨勢的結果使小型圖書館越來越依賴與其他機構和數位資源供應商的合作。這增加了小型圖書館對於靈活管理系統的需求壓力。

 

系統必須迎頭趕上

儘管圖書館界正在發生巨大的變化,中小型學術圖書館往往還是使用著相對過時的圖書館管理系統或是由整合度低的系統拼湊而成。這種情況可能是由於慣性思維的結果,或是無法證明重大升級支出的合理性所造成,即使我們都知道圖書館正在成長、技術持續的在變化,

在小型圖書館的手動管理生態系統中,多年來累積的臨時修復和自製變通辦法可能會導致連續性問題。意即圖書館可能發現自己只依賴於特定一、兩個人的專業知識和經驗來確保功能和協調。當這些人離開時,知識就無法傳承。

紐西蘭坎特伯雷Ara研究所的系統支援圖書館員Claire Brocklehurst說,這種情況使圖書館員甚至不知道他們有不知道的事情。他們當時所能做的就是說:“我們只希望它能繼續工作。”

 

Covid-19和未來發展

主要用於處理紙本資源的圖書館管理系統和流程已經變得過時了。隨著Covid-19疫情的到來,在2020年加速了此一轉變。衛生方面的限制迫使人們迅速轉向更多的遠端服務和電子資源,挑戰了傳統的做事方式。

儘管在疫情發生前,人們對於電子資源的使用越來越多,數位館藏也不斷擴大,但疫情過後,電子資源的使用量急劇上升。幾乎普遍來說,圖書館不得不引入或擴大可用於遠端圖書館管理和其他在家工作方案的選項。這些發展可能意義情危機之後的很長一段時間,會在圖書館文化中更加根深蒂固,這意味著圖書館系統需要適應這些任務。

 

適合任何規模圖書館的更佳系統

正確的系統可以完善館藏,幫助圖書館員提供更好的服務,並幫助學生和教職員工實現他們的教育目標。對於中小型圖書館來說,創新和市場領先的Alma圖書館服務平台是解決方案。

憑藉可靠的雲端技術,Alma的工具,服務和系統可從世界各地的任何電腦或行動裝置取得,而無需本地託管的軟體或伺服器。與本地解決方案相比,Alma可以遠端處理系統調整,維護和升級,並且不需要本地IT支援。對於圖書館員來說,這意味著有更多的時間向社群提供服務,而不是處理管理系統。從最小到最大的所有圖書館都可受益於相同的平台功能和完整服務。

除了是雲端原生平台之外,Alma還為紙本、電子和數位資源提供了統一的管理系統。圖書館所有館藏必需的基礎設施、工作流程和服務都集中化和標準化,透過單一套件使用。

除系統整合外,Alma還集成了廣泛的自動化功能,可簡化管理和資源共享流程。它免掉了許多最枯燥、最耗時的手動任務,改為只要一個人就可以完成的點到點工作流程。集中化和自動化相結合,建立了一個效率更高的系統,使規模較小的機構中過勞的圖書館員可以騰出更多精力來專注於他們的服務和館藏。

對於館藏開發,圖書館員現在比以往任何時候都更依賴於合作,遠端服務和電子資源。為了充分利用現有的選項,圖書館需要能夠與其合作機構或聯盟所使用的管理和館際互借系統整合。Alma讓圖書館可以自由地與內部機構網絡、外部系統和資源供應商進行介接,這意味著可以在有需要時,有效地將較小的館藏擴展為龐大的館藏。

Alma用戶還共享了一個由數百個不同規模的圖書館所組成的共享社群。圖書館員,機構和Ex Libris都在一起工作、集思廣益、互相幫助以實現目標。小型圖書館和大型圖書館一樣,都是Ex Libris社群不可或缺的成員,分享並貢獻其經驗、知識、專業和最佳實務。

對於中小型機構來說,Alma確保了圖書館發展的敏捷性、未來性和可擴展性。該平台的功能使圖書館可以輕鬆、有效且經濟地轉向到更多的電子資源和數位館藏,擴展流程自動化,增加新服務等等。由於基礎架構和技術保持了可擴展性、遠端支援和穩定性,因此不會產生較大的額外成本。

正如美國紐澤西州Stockton University圖書館系統協調館員Natalie Wadley所言:「Alma為小型圖書館提供了大型系統的強大功能。」

雖然我們目前看到的優勢可以解決中小型圖書館面臨的幾個關鍵挑戰,但我們仍未觸及現代學術界最具爭議的議題:預算縮減和計劃成本高昂。敬請期待,我們將在本系列的下一期文章中解決這個問題。

這篇文章是探討當今中小型學術圖書館面臨的典型挑戰,以及如何應對這些挑戰的系列文章的一部分。要閱讀和探索該系列中的更多部落格文章,請參閱:

第1部分:小圖書館的大挑戰
第2部分:小型圖書館館員能做的比你想像的要多得多
第4部分:集中,優化和削減成本

原文資料:Finding a Force-Multiplier for Collections and Management

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