集中,優化和降低成本

2021/09/23

集中,優化和降低成本

【編譯:Andy & Judy】

學術圖書館目前正面臨預算縮減,同時又發現自己必須支援效率低下的現有計劃或新成本。這個難題,我們稱為現代學術界的“敏感議題”,是另一個對中小型圖書館產生了特別重大影響的挑戰。

在以前的文章中,我們研究了圖書館如何克服人力的局限性,以及擴展館藏和優化管理系統的選擇。然而,在這一切的背後,依然是資金和成本效益的問題。

預算少或預算縮水

長期的預算限制使得我們很難找到和採用滿足圖書館動態需求的解決方案。由於Covid19對學術機構的影響,2021年的預算比以往任何時候都更加緊張。圖書館的人員較少,技術不足且資源有限,但是對圖書館的需求卻普遍提高。

圖書館預算有限通常意味著工作人員減少。因此,圖書館員最終承擔了各式各樣的職責,其中一些還是費時的例行工作。

此外,規模較小的學術圖書館在提供與大型圖書館相似的館藏和服務方面存在著財務困難的現況。例如,圖書館的開館時間或訪問項目可能會受到限制。

館藏的發展也受到預算削減的影響,小型圖書館如果想為學生提供更多的資源,必須更加地依賴合作。近年來,許多圖書館的館藏發展理念也發生了從所有權到使用權的更廣泛轉變。

昂貴的低效率

由於人力減少和預算有限,因此很難跟上最新的技術發展,包括與管理和資源類型相關的技術。結果,中小型學術圖書館經常使用過時的系統,並且需要依賴經拼湊而成、需要不斷支援的解決方案。

本地的圖書館管理技術還有其他嚴重的缺點,其中最明顯的是成本。他們通常需要自己的硬體和主機空間,從而消耗大量能源和內部資源。進行所需的架構和技術調整往往會花費很長時間,而維護和升級則在很大程度上取決於機構的IT支援。結果可能是浪費,而這是原北可以避免的。

集中,優化和降低成本

鑑於預算限制,學術圖書館管理人員總是在尋找機會來優化,降低成本和增加多功能性。

當為了節省成本而進行計劃或系統升級時,圖書館應著眼於幾個不同層面:成本效益,總營運成本(TCO)和投資回報率(ROI)。為了進行準確的評估,他們將需要回答一些問題,這些問題可以凸顯潛在的預算浪費:

• 您當前使用幾個系統進行圖書館管理?
• 您是否有關於在維護和協調這些系統上投入的實際時間和資源的指標?
• 您是否確切地知道在圖書館資產,服務和館藏管理上所花費的時間?

一旦了解了這些細節,便可以更準確地確定短期和長期運營成本。

Alma是唯一可在單一系統中管理紙本,電子和數位資源的統一雲端原生平台,它提供了實現最大成本效益所需的基礎架構,工作流程和支援。而且,無論圖書館多麼小,都不需要自我限制,因為它們都受益於相同的系統功能和服務。

憑藉可靠的雲端技術,Alma的工具和服務可從世界任何地方的任何電腦或行動設備進行訪問。此外,與本地託管的軟體或主機相關的成本將立即消除。通過減少對IT支援和系統維護的依賴,還可以實現長期節省的目標。

Alma整合和集中了圖書館服務,並將一系列耗時的人工流程自動化。簡化了工作流程,內置的建議提供了即時指導,節省時間也節省資源。單個館員可以在更短的時間內完成更多工作,這可以提高整個圖書館的投資回報率。

Alma可以更有效地進行館藏開發和資源交付方面的投資,Alma可以輕鬆地與第三方,聯盟和機構系統整合。這種平台的靈活性使圖書館可以擴展可用資源,增加交付選項並簡化協作,而不會顯著增加成本。

新冠疫情後,圖書館的動態需求越來越多,怎麼辦?

可以輕鬆,有效和經濟地轉移到更多的電子資源和數位館藏,擴展流程自動化,添加新服務和功能等方面。由於Alma始終使用相同的基礎架構,方法,培訓方法和基礎功能,因此進行此類更改並不會帶來較大的成本增加。

簡而言之,Alma確保圖書館的靈活運作,是可擴展的,並為將來做好準備,同時節省時間,優化資源並降低當今的成本。這是針對所有挑戰的最全面的解決方案,這是我們在有關中小型圖書館的blog文章(共四部分)中看到的。

這篇文章是探討當今中小型學術圖書館面臨的典型挑戰,以及如何應對這些挑戰的系列文章的一部分。要閱讀和探索該系列中的更多部落格文章,請參閱:

第1部分:小圖書館的大挑戰
第2部分:小型圖書館館員能做的比你想像的要多得多
第3部分:找到事半功倍的工具用於館藏和管理

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